Em geral uma empresa possui bastante documentos importantes que são emitidos diariamente. Por isso, é um fator fundamental mantê-los organizados para não ter prejuízos com produtividade.

Isso pode ocorrer por desorganização. Um colaborador pode ficar procurando um documento importante para uma tarefa profissional. Esse tempo é precioso para perder por falta de organização.

Por isso, é necessário manter os documentos organizados para aumentar a produtividade, não perder prazos, não pagar multas e manter o desempenho da empresa alto. Descubra como organizar os documentos de sua empresa.

1 – Tenha um local para guardar os documentos

É importante definir um ou mais locais para guardar a papelada. O ideal é manter armazenamento físico e digital também. Assim, os colaboradores não precisam ficar procurando em vários setores.

Uma empresa de grande porte pode ter um arquivo maior. Pode ser até uma sala só para isso, dependendo da demanda de documentos. No entanto, com a tecnologia no meio tributário e fiscal, é importante manter os documentos fiscais eletrônicos em armazenamento digital também.

Uma boa opção para guardar documentos físicos de forma segura é com envelope de segurança. Os envelopes de segurança são baratos e ainda podem ser personalizados com o logotipo ou identidade visual de sua marca.

2 – Organize e armazene seus documentos

A organização de documentos pode ser bastante variada. É possível separar os papéis por clientes, temas, datas, tipos de documentos, o que for melhor para sua empresa. A separação vai facilitar aos colaboradores a encontrar os documentos com facilidade e rapidez.

Também é importante digitalizar esses documentos assim que forem emitidos. Dessa forma, sempre haverá uma cópia online para enviar por e-mail ou oferecer acesso mais rápido em uma rede interna, sem precisar procurar pelo documento físico.

3 – Salvar documentos na rede e/ou na nuvem

É importante salvar documentos digitalizados tanto em uma rede interna como em uma nuvem protegida. Os documentos armazenados na nuvem estarão protegidos. Isso ainda garante que nenhum defeito na rede interna da empresa vai afetá-los.

É importante investir em um sistema de rede interna e uma nuvem de qualidade para não ter nenhum prejuízo ao guardar documentos. Inclusive, também é necessário separar os documentos digitalizados ou virtuais em pastas organizadas. Dessa maneira, eles ficam mais fáceis de achar em caso de necessidade.

As empresas que mantêm uma boa organização em seus documentos e arquivos possuem mais qualidade nos serviços prestados, maior produtividade dos colaboradores e mais lucratividade por consequência.

4 – Informar aos colaboradores os processos internos de organização

Outra questão de importância é informar os colaboradores o método de organização de documentos, tanto físicos quanto virtuais. Um colaborador desorganizado pode acarretar em prejuízos na organização dos documentos importantes.

Por isso, é fundamental manter uma boa comunicação interna sobre os processos internos da empresa e métodos de organização. Dessa forma, todo colaborador já vai automaticamente salvar ou guardar um documento importante no local certo. Isso protege sua empresa de futuros problemas.

Assim, sua empresa fica mais eficiente, seus colaboradores também e os serviços prestados alcançam qualidade e eficácia.